Das erste Gespräch mit einer Agentur! – Worauf sie achten sollten

“Wenn sie mit ihrem Agenturansprechpartner 12 Stunden lang im Flugzeug diskutieren können und anschließend mit ihm ein Bier trinken gehen – dann haben sie die richtige Agentur gefunden!”
(Axel Roitzsch, Gründungsmitglied von Agenturmatching)
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Agenturen – Auf was es beim ersten Gespräch wirklich ankommt

Auf der Suche nach der bestpassenden Agentur geht man oft Kompromisse ein. Das resultiert zum einen aus Zeitgründen: Wie lange kann man sich wirklich Zeit nehmen effektiv nach einer Agentur zu recherchieren? Das resultiert aber andererseits auch aus dem eigenen Know How: Wie groß ist mein Pool von Agenturen, die ich kenne und die den Stil treffen, den ich mir vorstelle? Und regionalen Begrenzungen: Ist eine Agentur in München vielleicht viel besser geeignet aber ich suche nach „Agentur Hamburg“? Kein Wunder also, dass wenn man endlich eine Agentur persönlich trifft auch hofft sie sei das einzig richtig Wahre. Doch wie findet man das heraus?

1. Die richtige Vorbereitung

Ein Geschäftsgespräch startet nie mit einem Satz. Stattdessen startet es mit guter Vorbereitung. Der erste Stolperstein ist daher schon in der  undurchsichtigen Agenturenlandschaft anzutreffen. Was man allerdings immer vor dem ersten Meeting herausfinden kann:

  • Harte Fakten zur Agentur.
  • Der Agenturstil.

Auch wenn es relativ wenig erscheint, kann man sich vor dem ersten gemeinsamen Gespräch bereits einmal die Agenturfakten ansehen. Wie viele Mitarbeiter beschäftigt ein Unternehmen? Wo besitzt es Standorte? Wie lange existiert die Agentur bereits? Des Weiteren lässt sich herausfinden, welchen Stil die Agentur anstrebt und ob dieser Stil mit den eigenen Vorstellungen über das geplante Projekt zusammenfällt. Handelt es sich zum Beispiel um eine klassische Agentur? Oder um eine, die gerne „out of the box“ denkt? Ist sie eher seriös geschichtet oder hat sie gar einen kleinen Hipster-Einfluss? Wichtig ist es hier vor allem darauf zu achten, dass die Agentur mit dem Projekt harmoniert. Auch wenn Ihr Unternehmen selber ein sehr seriöses Auftreten bevorzugt, kann zum Beispiel für eine Jugendkampagne eine etwas schrillere Herangehensweise einen höheren Effekt bewirken als das klassische Muster.
Wenn sie sich letztendlich für eine Agentur entschieden haben, folgt in der Regel das erste Treffen. Für ihren Arbeitsprozess bedeutet das:

Grafik - Agenturanbahnung

2. Nicht gleich mit der Tür ins Haus! – Was sich als erstes Gesprächsthema nicht anbietet

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Alle Gedanken drehen sich vor dem ersten Gespräch darum, was man nicht vergessen möchte zu erwähnen. Doch es gibt auch einige Dinge, die man nicht gleich im ersten Gespräch auf den Tisch fallen lassen sollte. Einige Beispiele dafür sind:

    • Zahlreiche Fakten über das eigene Unternehmen.
    • Konkretes Budget.
    • Feste Umsetzungsidee.

Auch wenn sich ein erstes geschäftliches Treffen, gerade wenn es um ein wichtiges Projekt geht, häufig anfühlt wie ein erstes Date – das ist es nicht! Denken sie praktisch, sie wollen letztendlich zusammen harmonieren und funktionieren – das gilt es bei dem Treffen herauszufinden! Ihre Firmengeschichte gibt ihnen sympathischerweise Sicherheit, jedoch ist es nicht das, um was sich das Gespräch drehen sollte. Des Weiteren sind Bugetplanungen ihrerseits absolut sinnvoll, jedoch kann ihnen eine Agentur ohne konkretere Vorstellungen zu ihrem Projekt auch keinen passenden Preis nennen. Folglich spielt auch der Kostenplan beim ersten Gespräch noch keine Rolle. Ein weiterer Tipp: Wer bereits eine Idee fix in seinem Kopf verankert hat, der kann nicht aus den Synergieeffekten der Zusammenarbeit mit der Agentur lernen. Dabei hat diese meist weit mehr Erfahrung und bringt auch gerne eigene Gedanken ein, die das Projekt noch verbessern können.

3. Was es im ersten Gespräch mit einer Agentur wirklich abzuklären gibt

Wirklich wichtige Punkte, die es bei einem ersten persönlichen Gespräch abzuklären gibt sind vor allem die Folgenden:

    • Unterliegt die eigene Firma einem Agenturausschluss?
    • Kann der Agentur genügend Vertrauen entgegen gebracht werden, dass man dieser das eigene Image in die Hand legen möchte?
    • Besitzt die Agentur genügend Motivation und Kapazität den Auftrag anzunehmen und zufriedenstellend auszuführen?

Bevor das Gespräch überhaupt weiter ausgebaut wird, sollte man sich erkundigen, ob die eigene Firma für die Agentur überhaupt in Frage kommt. Ähnliche Unternehmen bestehen oft darauf, dass die von ihnen gewählte Agentur nur sie als Kunden betreut und nicht auch noch Konkurrenzunternehmen. Anschließend ist die Vertrauensbasis das A und O. Sie müssen dazu bereit sein das Image ihres Unternehmens der Agentur anzuvertrauen. Können sie das nicht, sollten sie die Gespräche bereits nach dem ersten Treffen abbrechen. Des Weiteren müssen sie sich auch auf die Agentur selbst einlassen. Besitzt diese die nötige Motivation und vor allem auch die nötigen Kapazitäten ihren Auftrag auszuführen? Wichtig ist daher auch darauf zu achten wie die Agentur den eigenen Auftrag einschätzt. Handelt es sich um einen sehr großen Auftrag, der sie zum Hauptkunden macht und ihnen so einige Privilegien zukommen lässt oder ist ihr Auftrag eher ein kleinerer mit weniger Budget, den die Agentur unter Umständen weniger hoch prioriziert?

Fazit

Wie man also sehen kann, geht es nicht nur darum, beim ersten Agenturgespräch die richtigen Fragen im Gepäck zu haben. Auch das strategische zurückstellen von Fragen um an einigen Stellen von den Ideen und Erfahrungen der Agentur profitieren zu können, ist ein wichtiges Ziel des Gesprächs. Zudem ist es wichtig alle Gegenfragen der Agentur zu beantworten, damit auch diese herausfinden kann, wie sie sie und ihr Vorhaben am besten unterstützen kann. Und natürlich bleibt das A und O eine gute Vorbereitung, da anderweitig ein Gespräch lediglich Zeit in Anspruch nimmt, jedoch nicht zum gewünschten Effekt führen wird.

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